Optymalizacja kosztów IT w firmie – sposoby i korzyści

Docelowo działania z obszaru IT w firmie mają przynosić zyski – bezpośrednio lub pośrednio. Zanim tak się jednak stanie, nieuniknione są koszty. „Nieuniknione” nie oznacza przy tym, że nie da się ich kontrolować, a budżet na IT musi rosnąć w nieskończoność. Dzięki wdrożeniu mądrych, usprawniających pracę rozwiązań koszty IT mogą być niższe, przy jednoczesnym zachowaniu efektywności i innowacyjności. Na jakie sprawdzone rozwiązania warto postawić?

Jakie elementy wlicza się do kosztów IT?

Pierwsze, co przychodzi do głowy, gdy słyszy się hasło „optymalizacja kosztów IT” to wydatki związane z zakupem infrastruktury, opłatami za serwery, oprogramowanie czy za rozwiązania dostępne w chmurze. I rzeczywiście, wszystkie wymienione elementy wchodzą w skład typowych kosztów z zakresu IT. Wydatki na tym się jednak nie kończą. Jakich dodatkowych kosztów należy się spodziewać? W większości przypadków są to:

• koszty pracowników – zatrudnionych na etat, współpracujących w ramach umowy B2B czy takich, z których usług firma korzysta w ramach outsourcingu;
• wynajem powierzchni biurowych, na których wykonywana jest praca;
• koszty szkolenia personelu – zespoły IT, aby być konkurencyjne, muszą stale podnosić swoje kwalifikacje;
• koszty wdrażania nowych rozwiązań – systemów, oprogramowania, technologii;
• koszty zaangażowania w projekty innych osób, niezwiązanych bezpośrednio z IT, np. menedżerów projektów czy grafików.

To oczywiście tylko przykłady. Koszty IT w znacznym stopniu zależą od specyfiki działalności danej firmy i od tego, jakiego rodzaju projekty są w niej realizowane.

Dlaczego optymalizacja kosztów IT jest ważna?

Optymalizacja kosztów w procesach biznesowych nie powinna ograniczać się wyłącznie do przypadkowego cięcia wydatków, w szczególności wykonywanych bez konsultacji z samymi zainteresowanymi. Jeśli tak się stanie, istnieje duże ryzyko, że zespół IT lub działy korzystające z systemów informatycznych pozostaną bez narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy. Nieprzemyślana redukcja kosztów może skutkować spadkiem efektywności, opóźnieniami w realizacji projektów własnych, ale również dla klientów. Nadmierne dążenie do obniżenia kosztów związanych z IT w firmie może też sprawić, że pracownicy związani z tym obszarem zaczną odchodzić z firmy z uwagi na trudne warunki pracy i brak możliwości rozwoju.

Jak w takim razie powinna wyglądać modelowa optymalizacja kosztów IT? Wdrożenie oszczędności wymaga przede wszystkim przeprowadzenia szczegółowej analizy i audytu. Podczas tego procesu należy przyjrzeć się funkcjonowaniu obszaru IT w firmie, przede wszystkim pod kątem:

• efektywności stosowanych rozwiązań (np. odpowiedzieć sobie na pytanie, czy płatne oprogramowanie lub rozwiązania cloud computing są w pełni wykorzystywane);
• bezpieczeństwa i płynności działania (czy dodatkowych kosztów nie generują np. awarie);
• możliwości zastąpienia wykorzystywanych systemów czy programów tańszymi lub nawet bezpłatnymi wersjami;
• efektywności pracy – czy zarządzanie projektami IT odbywa się według określonej metodologii, czy firma właściwie korzysta z zasobów – np. czy duże doświadczenie pracowników przekłada się na tempo i skuteczność realizacji projektów.

Jakie dodatkowe korzyści można osiągnąć dzięki takiemu przygotowaniu? To przede wszystkim większa efektywność optymalizacji. Analiza pozwoli wskazać, jakie elementy można pominąć bez straty płynności działania, a z jakich można bez obaw zrezygnować i podjąć decyzję, która przełoży się nie tylko na obniżenie kosztów, ale także długofalowe zwiększenie przychodów.

Najczęstsze problemy dotyczące kosztów IT. Czy da się ograniczyć wydatki?

Największym problemem związanym z kosztami IT wcale nie jest to, że są wysokie. Trudność, z którą mierzy się wiele firm, polega przede wszystkim na niezrozumieniu sedna sprawy. Koszty IT to nie tylko te, o których myśli się w pierwszej kolejności i które łatwo policzyć (np. zakup sprzętu czy opłata za licencję). Myślenie o tej kwestii wymaga przyjęcia szerszej perspektywy – pytanie z nagłówka powinno się raczej zastąpić pytaniem o to, jak dbać o efektywne zarządzanie projektami, jak (a nie czy) korzystać z nowych technologii, jak optymalnie wykorzystać zasoby, np. kompetencje pracowników.

Sprawdzone sposoby na optymalizację kosztów IT

Jak zmniejszyć koszty funkcjonowania firmy związane z IT? Można osiągnąć ten efekt dzięki:

• długofalowemu planowaniu i przemyślanym inwestycjom – to pozwala uniknąć zbędnych wydatków, z których osoby z działu IT czy inni użytkownicy nie będą korzystali;
• rozsądnemu planowaniu pracy – tak aby uniknąć sytuacji, w której po zakończeniu projektu deweloperzy i inni specjaliści nie przechodzą od razu do realizacji kolejnego;
• odpowiedniej metodzie zarządzania projektami – w IT najlepiej sprawdzają się tzw. zwinne metody, zakładające dużą elastyczność w całym cyklu życia projektu, ścisłą współpracę z klientem i pozostałymi uczestnikami procesu;
• dbaniu o jakość i efektywność – duża ilość kosztów IT wynika z przedłużających się prac projektowych (bo przecież za taką pracę również trzeba zapłacić), wykonywania poprawek zgłaszanych przez klientów czy nawet kar umownych za opóźnienia;
• outsourcingowi usług – takie rozwiązanie pozwala korzystać tylko z tych zasobów, które są potrzebne w danym projekcie, bez ponoszenia zbędnych kosztów związanych np. z wynagrodzeniami pracowników;
• zastępowaniu własnej infrastruktury IT (wiążącej się z dużymi kosztami zakupu i utrzymania) rozwiązaniami z zakresu cloud computing – taki model zapewnia elastyczność i pozwala płacić wyłącznie za te usługi, z których przedsiębiorstwo faktycznie korzysta.

Dobrymi sposobami na sprawne zarządzanie wydatkami w IT na pewno nie jest natomiast unikanie zakupu sprzętu, ograniczanie pracownikom dostępu do szkoleń czy inwestycja w przestarzałe rozwiązania. Takie działania mogą prowadzić do powstania tzw. długu technologicznego. Pod tą nazwą kryje się sytuacja, gdy rozwój przedsiębiorstwa staje się niemożliwy z powodu braku zasobów – sprzęt jest przestarzały, oprogramowanie nieefektywne i narażone na ataki hakerskie, a zespół IT nieprzygotowany do pracy z nowymi technologiami.

Jak metodyka DevOps pomaga w optymalizacji kosztów IT?

Wysoka jakość tworzonych produktów, optymalne wykorzystanie kompetencji zespołu, zarządzanie projektem za pomocą skutecznej metodyki – właśnie te sposoby na optymalizację kosztów łączy w sobie metodyka DevOps. Na czym polega i co daje wprowadzenie jej w przedsiębiorstwie?

Metodyka DevOps stawia w centrum zainteresowania zespół. Wykorzystywane w jej ramach praktyki służą współpracy, automatyzacji i integracji procesów w projekcie. Zespoły programistyczne i operacyjne nie są już od siebie oddzielone, ale mają możliwość wymiany umiejętności i doświadczeń. DevOps jest uniwersalna – można ją stosować na wszystkich etapach życia aplikacji, w dużych i małych zespołach.

Usługi Spica Solutions, które pomogą w optymalizacji kosztów IT w firmie

W Spica Solutions patrzymy na kwestię kosztów IT szeroko – tak jak pokazaliśmy w tym artykule. A to oznacza, że chcemy dostarczać naszym klientom różnych sposobów na osiągnięcie celu. Z jakich usług warto skorzystać, by podnieść efektywność i bezpieczeństwo w obszarze IT, a tym samym – ograniczyć zbędne koszty?

• szkolenia DevOps – pomagamy wdrożyć metodykę, dzięki której tworzone aplikacje są zgodne z celami biznesowymi firmy;
• monitoring i diagnostyka – działania, dzięki którym firma nie będzie ponosić zbędnych wydatków wynikających z awarii infrastruktury;
• migracja danych do chmury – przeprowadzenie takich zmian jest skuteczne pod warunkiem, że potrzeby firmy zostaną dobrze przeanalizowane – pomagamy w tym procesie, a następnie ułatwiamy transfer danych, utrzymanie i dbanie o bezpieczeństwo;
• automatyzacja wdrożeń – ograniczenie czasu potrzebnego na dostarczenie rozwiązania do klienta i pracochłonności tworzenia oprogramowania.